لماذا التخطيط صعب جدا؟ لماذا يكون الوقت الفعلي الذي يتم قضاؤه في المهام دائمًا أعلى مما هو مخطط له؟ حتى عندما نثق في التقييمات مباشرة للأشخاص الذين من المفترض أن يكملوا المهمة ، فهم لا يزالون مخطئين.
في الوقت نفسه ، يجدون دائمًا آلاف الأعذار لتجاوز المواعيد النهائية - لقد "انسحبوا" من مشروع آخر ، وتدخل شخص ما ، وصرف انتباههم إلى قسم المحاسبة بشأن رقم التعريف الضريبي ، وما إلى ذلك. هذا الوضع نموذجي. في هذه المقالة ، قليلاً عن جدولة المشاكل ومصدرها - "الساعة المثالية".
"لدى الكثير من الشركات إحصاءات حول استخدام وقت العمل. لكني لم أر إحصاءات حول جودة هذا الوقت في أي منها". توم دي ماركو ، تيم ليستر ، Peopleware
أريد أن أرسم موقفًا افتراضيًا أعتقد أن العديد من مديري التنمية سيتعرفون عليه.
لذلك ، لنفترض أنه كان هناك اجتماع حالة الليلة بشأن مشروعك الحالي. المطور Fedya يعمل من أجلك. فيديا مبرمج قادر تمامًا ولديه خبرة قوية. قمت بتعيينه المهمة X. بعد أن أعطيته بيان مشكلة جيد الصياغة ، تسأل: Fedya ، كم من الوقت تحتاج إلى كتابة المهمة X؟
تفكر فديا قليلاً وتقول: أربع ساعات ، ست ساعات كحد أقصى. تلخص: حسنًا ، بافتراض أنك ستبدأ في الساعة 9 صباحًا غدًا ، في الساعة 6 مساءً ، سنقوم بالفعل بتضمين إبداعك في بناء بعد ظهر الغد؟ يجيب فيديا: لا مشكلة ، كل شيء سيكون بأفضل طريقة ممكنة.
يأتي غدا ، 6 مساءا. فديا ليست جاهزة. يحتاج إلى 2-3 ساعات أخرى. لماذا هو غير مستعد ، لا يستطيع أن يشرح بوضوح. السؤال "ماذا كنت تفعل طوال اليوم؟ !!" يرمي به في حالة من الغضب. تشعر بخيبة أمل شديدة في الاحتياطي الفيدرالي. اتضح أنه ساذج - ويبدو أنه مبرمج قادر تمامًا … من الصعب جدًا في الوقت الحاضر العثور على موارد جيدة …
لا تخطئ بأحكام متسرعة. أنت تعلم أفضل مني أن كل تأثير له سبب. لنبحث عنها. دعونا نلاحظ Fedya أثناء عمله ، دعونا نبحث عن هذا السبب.
إذن ، وقائع يوم عمل فيديا.
تنفيذ USECASE-01 تسجيل الدخول (4 ساعات)
1.100. جاء للعمل. تم اصطحابه إلى اجتماع حول مشروع حي كمستشار.
2. 11:00. شربت القهوة. التقى إيفان وخرج للتدخين.
3. 11:15. جلس لكتابة UC-01.
4.12: 30. جاؤوا لإصلاح مكيف الهواء. ابتعدوا ، أشرب القهوة ، وذهبت للتدخين.
5.13 مساءً. اتصلوا بي لقسم المحاسبة. لقد سألوا لفترة طويلة عن بعض قطع الورق ذات الاختصارات المعقدة.
6 13:30. غادر لتناول طعام الغداء.
7.14: 30. عدت من الغداء وبدأت العمل. انتهيت من كل شيء تقريبًا ، بقي القليل فقط.
8:16 مساءً الاجتماع ثانية. أجلس وأرسم في دفتر ملاحظات. لا مكان لأذهب إليه - قادني نائب المدير إلى هنا.
9.17: 00. بعد ساعة ، تم إصدار الإصدار اليومي ، ولا يزال لدي شيء جاهز!
10. 18:15. تلقيت توبيخًا من DTL: "المهمة تستغرق نصف يوم ، وقد قضيت اليوم كله معها ، وحتى متأخرًا!"
إذن السبب يظهر ، أليس كذلك؟ كم من الوقت قضى فديا في كتابة الكود مباشرة؟ 15 دقيقة + 1 ساعة 30 دقيقة + 1 ساعة 15 دقيقة. المجموع - 3 ساعات! لتنفيذ واجباته المباشرة في مشروعك ، كان لديه ثلاث ساعات فقط بدلاً من الأربع ساعات التي يحتاجها! وقد فعل ذلك قبل ذلك بكثير - أمضى أقل من أربع ساعات! كان ينبغي الثناء عليه لا توبيخه! آمل الآن أن تفهم سبب استيائه من السؤال ، "ماذا كنت تفعل طوال اليوم؟"
كان مشغولا بالعمل. إنه فقط أن كفاءة نشاطه كانت منخفضة بشكل إجباري. ليس لأن فديا سيئة. لأن إنتاجية أي مطور يؤثر على ما أسميه عامل "إضاعة الوقت". بشكل تقريبي ، هذه هي نسبة الساعات غير المنتجة إلى ساعات الإنتاج. في حالة Fedya ، كانت 5: 3 ، مما يعني أنه لإكمال المهمة التي تستغرق 4 ساعات ، يحتاج إلى يوم كامل وأكثر قليلاً في اليوم التالي. إذا نظرنا إلى نتيجته ، فسنرى أن هذا عادل تمامًا - انتهى فيديا بشكل محموم من كتابة الكود الخاص به بعد انتهاء يوم العمل.
أود أن أحذر على الفور أولئك الذين يعتقدون أنه لا يوجد "وقت قمامة" في منظمتهم. "الوقت الضائع" موجود دائمًا. البعض لديه أكثر ، والبعض الآخر لديه أقل. بعد مراقبة ما يقرب من عشرين شركة ، استنتجت القيم التالية لـ "معامل الوقت الضائع":
- أفضل الشركات (اثنان من أصل 19)
- 17
- 16, 5
- متوسط القيم
- 26
- 35
- أسوأ
- 44
لذا ، فمن الأفضل لك ، كمدير ، أن تتخلص فورًا من وهم أن "وقت النفايات" لا يؤثر على مشروعك.
والآن الشيء الأكثر إثارة للاهتمام - كيف تفسر تأثير "إضاعة الوقت" على مشروعك؟
في هذه الحالة ، يجدر التصرف في اتجاهين:
1. مراعاة "معامل الوقت الضائع" عند التخطيط (مطلوب)
2. تقليل "معامل إهدار الوقت" عن طريق القضاء على مصادر الهدر (موضوع يستحق مادة منفصلة)
دعنا نذهب بالترتيب. بادئ ذي بدء - كيفية أخذ المعامل في الاعتبار عند التخطيط. قبل أخذها في الاعتبار ، يجب تحديدها. يتم تعريفه بطريقة أولية بسيطة: قم بتعيين للمطورين عدة مهام قصيرة وخالية من المخاطر ، ولكنها ذات مغزى (للمهام الطويلة أو الخطرة ، تبدأ العوامل المرهقة أو عوامل المخاطرة في العمل ، وهو أمر غير مرغوب فيه لـ "نقاء التجربة"). تعتبر المهام النموذجية لتنفيذ الوظائف القياسية (عرض البيانات ، وإنشاء العناصر ، وما إلى ذلك) هي الأنسب لدور هذه المهام. وفي الوقت نفسه ، اطلب منهم صياغة تقديرات في "الساعات المثالية" (كم من الوقت يستغرق إذا أنت تجلس وتكتب مهمة من البداية إلى النهاية ، ولن يتدخل أحد ، دون تشغيل التراجع ، وإذا لم تكن بحاجة لتناول الطعام ، أو التدخين ، وما إلى ذلك) بعد ذلك ، اضغط على زر ساعة الإيقاف ودع الجميع يبدؤون. قارن المدد الفعلية التي تم الحصول عليها بالمدة بالساعات المثالية. تهانينا ، لقد حصلت على نسبة الوقت الضائع. من الناحية المثالية ، سيكون شيئًا مثل 1: 7.
إذن ، هناك معامل. الآن عليك أن تأخذ في الاعتبار عند التخطيط. أسهل طريقة للقيام بذلك هي الانتقال من المعامل إلى المضاعف ، أي الحصول على القيمة التي تريد مضاعفة المدة المخطط لها للمشروع. في حالتنا ، الصيغة التالية مناسبة لهذا:
إلخ. المدة = نظيفة. المدة * يوم العمل / عدد الساعات المنتجة.
دعونا نرى كيف تعمل الصيغة مع مثال. لنفترض أن DAC لديها مشروع له مدة صافية (باستثناء تأثير "وقت القمامة") تساوي 10 أيام. في نفس الوقت ، هناك 8 ساعات في يوم العمل. "نسبة وقت القمامة" هي 1: 7 ، وهي ساعة واحدة في اليوم "مهملات".
إلخ. المدة = 10 * 8/7 تقريبًا = 11-12 يومًا
أنا متأكد من أن الممارسة ستظهر أن هذا التقييم كان صحيحًا. شيء آخر مهم - دون أخذ هذا العامل في الاعتبار ، "تخسر" يومًا واحدًا كل 10 أيام. وإذا كان المشروع مدته ستة أشهر ، فبفضل "معامل الوقت الضائع" ستخسر 12 يومًا - ستتأخر بأكثر من أسبوعين … تبدو مألوفة ، أليس كذلك؟
هذه الطريقة دقيقة للغاية ومناسبة للتقييمات. يمكن أن تكون الطريقة الأكثر دقة هي استخدام النمذجة الإحصائية - على سبيل المثال ، استخدام أداة Riskology التي طورها توم دي ماركو وتيم ليستر لمحاكاة تأثير المخاطر على المشاريع. وفقًا لهذه التعليمات ، من الضروري تعيين معلمات المشروع ، وإضافة خطر جديد من النوع المستمر "تأثير ضياع الوقت" وتعيين معامل تأثيره وفقًا للتعليمات.
لكن الأخذ بعين الاعتبار تأثير إضاعة الوقت هو في الواقع نصف المعركة فقط. الوقت الضائع ليس أكثر من تكاليف غير منتجة ، ومن المعتاد محاربة التكاليف في أي صناعة.
ما الذي يمكنك أن تنصح به لمكافحة التكاليف؟ يمكن العثور على الوقت الضائع في أربعة مجالات عمل محتملة:
1. الأنشطة الإدارية للخدمات المساندة للشركة. بمجرد أن شاهدت برعب خالة صارمة مرتدية النظارات أجبرت المطور الرئيسي للمشروع على إعادة تقرير المصاريف عدة مرات ، بينما كان ممثلو العميل يضعفون في غرفة التفاوض. وغني عن القول أن مثل هذا الوضع غير مقبول. لا تنسوا أن مهام الخدمة الإدارية والاقتصادية هي ضمان أنشطة الإنتاج وعدم التدخل فيها. في شركتي ، على سبيل المثال ، أقمت الإجراء التالي: يُعد المحاسب مجموعة المستندات الكاملة للموظف ، وعليه فقط وضع توقيعه.
2.الأنشطة البيروقراطية المتعلقة بإدارة المشاريع. هاوية أخرى لا قعر لها تلتهم الوقت. لماذا تملأ سجل الحضور لمدة 15 دقيقة إذا كان العميل لا يطلب ذلك؟ لماذا تقدم وثيقة من صفحة واحدة بثلاث صفحات من الرؤوس الإلزامية؟ هناك العديد من الأمثلة على هذا الاستخدام المتواضع لوقت العمل. نصيحتي: احصل على الحد الأدنى من الورق وحتى بعد ذلك أتمتة هذا المجال من النشاط إلى أقصى حد.
3. بيئة العمل في المكتب نفسه. إذا بدأ الناس في الحضور للعمل بحلول الثامنة أو غادروا الساعة الواحدة صباحًا ، فهذه علامة أكيدة على أن المكتب يعمل بشكل أفضل عندما لا يكون هناك أحد في الجوار. في الوقت نفسه ، يمكن أن تتداخل العديد من العوامل - الازدحام ، والمحادثات الهاتفية ، والمناقشات الصاخبة ، والاختناق.
4. المصالح الشخصية للموظفين. ربما سأفاجئ شخصًا ما ، لكن الكثير من الناس يعتبرون العمل وسيلة للقيام بأي عمل على حساب شخص آخر. الدردشات والمنتديات والبحث عن الأفلام والموسيقى والمواعدة عبر الإنترنت - هذه ليست قائمة كاملة بالترفيه أثناء ساعات العمل. بالطبع ، لا ينبغي للمرء أن يخلط بين الدفء والليونة - فالمنتديات يمكن أن تساهم في النمو المهني ، ويمكن استخدام جهات الاتصال للتواصل مع الزملاء من المدن الأخرى - ولكن كل شيء مقياس جيد.
إذا كنت تبحث عن طرق لتقليل تأثير الوقت الضائع ، فقم أولاً بإلقاء نظرة على هذه المجالات الأربعة. من خلال تجربتي الخاصة ، يمكنني أن أشير إلى بعض الأشياء التي تساعد ، بالبساطة الخارجية ، في كثير من الأحيان على تقليل الوقت الضائع في بعض الأحيان.
1. اسمح لمطوريك بالرد على جميع رسائل البريد الإلكتروني غير المتعلقة بالعمل في نهاية اليوم. هذه التوصية مناسبة بشكل خاص للشركات الكبيرة. كل يوم ، يتلقى الموظفون ما لا يقل عن رسالتين أو ثلاثة رسائل مثل "إبلاغ" ، "تصويت" ، "إرسال البيانات". كل هذا يتعارض مع التركيز ويستغرق وقتًا ، في حين أنه ليس حرجًا. بعد كل شيء ، إذا قمت بالتصويت على جودة الوجبات بعد ثلاث ساعات ، هل ستسقط السماء على نهر الدانوب؟
2. اشتراط استخدام البريد الصوتي في هواتف العمل والعمل الشخصية. أولاً ، سيؤدي هذا إلى تقليل مستوى الضوضاء في الغرفة بشكل كبير ، وثانيًا ، سيسمح للأشخاص بالتركيز ، حيث لن يتم تشتيت انتباههم بالمكالمات. يمكن فحص البريد الصوتي في فترات انقطاع الدخان أو استراحات القهوة ، مما يؤدي إلى قتل عصفورين بحجر واحد.
3. اجلس حتى تتمكن من رؤية مراقبي أعضاء فريقك. بعد ذلك ، سيزداد مقدار الوقت الذي يخصصه الأشخاص للعمل بشكل مفاجئ وسيقل الوقت وفقًا لذلك. من الأفضل عادةً وضع مكاتب حول محيط الغرفة بالقرب من الجدران - وهذا ، أولاً ، سيوفر مساحة عمل كافية ، وثانيًا ، سيوفر حرية الحركة ، وهو أمر مهم للبرمجة الزوجية ، على سبيل المثال ، و ثالثًا ، سيساعدك على احتلال نقطة مراقبة استراتيجية يكون كل شيء منها مرئيًا. ومع ذلك ، من الأفضل الإعلان عن بقاء جميع الهوايات على الإنترنت في المساء - بعد كل شيء ، هل يجب أن يتمتع الناس بحياة خاصة؟
4. كن جدار حماية أمام شعبك. قم بحمايتهم من البيروقراطيين ، ومحاولات إشراكهم في اجتماعات لا تنتهي ، وابدأ في تغيير الأثاث لهم في منتصف يوم العمل - باختصار ، من أي إجراء قد يتعارض مع عملهم.
آمل أن تساعد هذه الإرشادات البسيطة القراء على محاربة غدر "وقت القمامة".
