قوالب العمل التي ستشمل فيها تنفيذ المهام الكبيرة أو المماثلة
الشخص الذي يقاطع عمله أو الذي قاطعه الغرباء يحتاج إلى وقت أكبر بكثير لإكمال المهمة أكثر من الشخص الذي ركز كل جهوده فقط على القيام بعمل من نفس الحجم.
إذا تخلت عن الرياضيات ونظرت إلى الموقف بعيون مختلفة ، فإن العمل المتقطع يستغرق وقتًا أكثر من العمل المركز المستمر في نفس المهمة. تتطلب فترات الراحة في العمل استثمارًا إضافيًا للوقت والجهد من أجل "التشغيل" التالي و "الانغماس" في العمل. إذا قمت بدمج تنفيذ العديد من الأعمال الصغيرة ولكن المتشابهة (على سبيل المثال ، المحادثات الهاتفية ، والرد على الرسائل من مراسليك ، ومناقشة قضايا العمل مع الموظفين) في مجموعات العمل ، فسيكون هناك توفير للوقت.
التقاعد عن قصد وتحديد ساعات خارج المكتب
لأداء مهام بالغة الأهمية ، من الضروري أن تكون قادرًا على العمل بهدوء ، دون أي تدخل خارجي. من غير المقبول أن تكون أبواب مكتبك مفتوحة دائمًا للجميع. بالإضافة إلى ذلك ، لا يزال من المستحيل الترتيب بحيث يمكنك دائمًا التعرف عليك على الهاتف ، لأنه من وقت لآخر عليك زيارة العملاء ، لإجراء مفاوضات ، وما إلى ذلك. هذا يعني أنه من الضروري تحديد ساعات عمل شخصية خارج المكتب. للقيام بذلك ، قم بتبديل الهاتف إلى سكرتير أو زملاء أو استخدم جهاز الرد على المكالمات. في هذه الحالة فقط ، ستظهر فترة زمنية في جدول عملك عندما تستطيع ، مع التركيز قدر الإمكان ، تحقيق أعلى إنتاجية وكفاءة للعمالة. يمكن الرد على المكالمات الهاتفية المستلمة خلال هذه الفترة لاحقًا.
عند إجراء المفاوضات ، ضع القواعد ، وكذلك حدد الوقت المطلوب لإكمال مهام معينة
عادة ما يتم تنفيذ هذا العمل أو ذاك طالما كان الوقت متاحًا. يشتكي كل رجل أعمال تقريبًا من مفاوضات مطولة للغاية وغير فعالة. يجب مناقشة أي شيء ، لكن الأمر يستغرق أكثر من ساعة. يجب أن تكون هذه المرة كافية للاستماع إلى جميع وجهات النظر واتخاذ القرارات المهمة ، وفي بعض الأحيان تتحول اجتماعات العمل إلى غرفة نقاش ، حيث يوجد الكثير من الضوضاء والقليل من المعنى.
في أغلب الأحيان ، يتم تحديد موعد اجتماعات العمل في الساعة 10 صباحًا ، وتستمر هذه المفاوضات حتى وقت الغداء. في غضون ذلك ، إذا كان من المقرر إجراء المفاوضات في الساعة 11 صباحًا ، فستنتهي بالتأكيد بحلول وقت الغداء ، ولن تكون نتيجتها أسوأ فحسب ، بل ربما تكون أفضل أيضًا. لذلك ، يجب أن تحدد أطرًا زمنية صارمة للمفاوضات والاجتماعات وما إلى ذلك. الوقت هو المال ، وإذا كان هذا الأخير يخطئ في تقديره باستمرار ، فنادراً ما يتم أخذ الوقت المستغرق ، والذي له قيمته النقدية في النهاية ، في الحسبان للغاية.
الالتزام بمبدأ تحديد الأولويات في جميع أنواع العمل
لا أحد قادر على التعامل مع كل الأشياء التي يجب عليه أو يرغب في القيام بها. إنها ظاهرة ومشكلة منتشرة أن تحاول القيام بأشياء كثيرة في وقت واحد. ومع ذلك ، لا يوجد سوى 24 ساعة في اليوم.
من أجل إطالة يوم عملهم بطريقة ما ، يأخذ البعض جزءًا من الليل في حالة الطوارئ. لا تنس أن التوتر لا ينشأ مما فعلناه ، ولكن مما لم يكن لدينا وقت للقيام به. لقد انتهينا من إدراك أنه لم يكن لدينا وقت لإنهاء العمل! الطريقة الوحيدة للتعامل مع تدفق القضايا والمهام واجتماعات العمل والاتفاقيات هي تحديد الأولويات بشكل واضح لا لبس فيه "وفقًا لنظام القضايا أ ، ب ، ج ، مع التركيز على تحقيق أهدافك الخاصة وأداء أشياء مهمة حقًا.
بفضل هذا ، يمكنك الاستفادة على أفضل وجه من كل يوم وساعة ودقيقة. في هذا الوقت ، من المستحسن أن تتولى أولاً وقبل كل شيء الأعمال التي تم منحها الأولوية رقم 1.
كلما كان ذلك ممكنًا ، افعل فقط الأشياء المهمة حقًا (مبدأ باريتو)
اكتشف ويلفريدو باريتو في القرن التاسع عشر أن جزءًا صغيرًا فقط من أي كمية له قيمة حقيقية. لذلك ، على سبيل المثال ، يتم تحقيق 80٪ من المبيعات عن طريق صب 20٪ من العملاء ، أو 20٪ فقط من نص مقال أو رسالة معممة تحتوي على 80٪ من جميع المعلومات.
إذا ، عند القراءة ، في الاجتماعات ، عند إدخال البيانات [في جهاز كمبيوتر ، وما إلى ذلك ، اقتصرنا على ما هو مهم حقًا ، فعند استخدام 20٪ فقط من وقت العمل لدينا ، سنحصل على 80٪ من النتيجة. تكمن الصعوبة الرئيسية في التحديد الدقيق لـ 20٪ التي تحدد نجاح الأعمال. في هذه الحالة ، الصغير هو الذي يحدد الكثرة بشكل حاسم!
الاستفادة الكاملة من التفويض كخدمة مدفوعة
لا ينبغي لأي رجل أعمال يقدر وقته أن يفعل كل شيء بنفسه. تلك المهام "، التي يمكن أن يضطلع الآخرون بإنجازها ، يجب بالتأكيد أن يقوموا بتنفيذها. يجب على أي شخص ليس لديه مرؤوسون على الإطلاق أو موظفون ليس لديهم مؤهلات كافية أن يعين مرؤوسين بتدريب مناسب أو يعتني بتدريب الموظفين الحاليين.
نظرًا لأن تفويض السلطة يستلزم توفيرًا كبيرًا للوقت ، فمن الأفضل والأرخص استخدام الخدمات المدفوعة خارج شركتك لفترة طويلة ، واللجوء إلى مساعدة الوكالات المختلفة والشركات الاستشارية والشركات التي تقدم خدمات متنوعة. في الظروف الحديثة في سوق الخدمات ، يتم تقديم أي مساعدة مؤهلة. تكلفة استخدام الخدمات المدفوعة "على الجانب" ستكون في أي حال أقل من تكلفة صاحب العمل لصيانة موظف جديد بدوام كامل.
أداء المهام الكبيرة في قطع صغيرة (تكتيكات "تقطيع السلامي")
لاحظ ألبرت أينشتاين أيضًا أن معظم الناس يحبون تقطيع الخشب لأن النتيجة تتبع الإجراء مباشرة. وبسبب النتيجة طويلة المدى على وجه التحديد ، يميل الناس إلى التهرب من تنفيذ المهام الكبيرة والصعبة أو تأخير تنفيذها ، وبعبارة أخرى ، "ضعها في الخلف". حتى الجوع الشديد ، لا يستطيع الشخص أكل ثور كامل مرة واحدة ، يمكنه أن يأكل حوالي شريحتين من اللحم كل يوم.
يجب أيضًا تقسيم الأهداف والمشاريع إلى أجزاء صغيرة وتنفيذها على مدى فترة طويلة إلى حد ما. للقيام بذلك ، يجب عليك تخصيص حوالي ساعتين كل يوم لهذا العمل. عند تحقيق الهدف الوسيط الأول ، سيتم أيضًا الكشف عن بعض النتائج التي ستحفز تنفيذ المهام المتبقية.
حدد لنفسك المواعيد النهائية لاستكمال القضايا من الفئة "أ" (Ts. D. F.)
كقاعدة عامة ، لا يوجد نقص في النوايا الحسنة ، فعادةً لا يوجد وقت كافٍ لتنفيذ الخطة. السبب بسيط: بمجرد أن تتولى ما هو مخطط له ، وكيف تحتاج إلى عقد اجتماع عمل غير مخطط له ، أو أن بعض المفاوضات تستغرق وقتًا طويلاً ، أو تنشأ ظروف غير متوقعة ، أو ببساطة يتعطل معدل دوران الموظفين ، ومن ثم يتعين عليك الاستسلام على ما خططت له. ومع ذلك ، إذا قمت مسبقًا ، على سبيل المثال ، في بداية الشهر ، في تقويم عملك ، بحجز مجموعات زمنية معينة للوفاء بتعهداتك واعتبرتها اجتماعات أو اجتماعات عمل مخططة مسبقًا ، بالإضافة إلى ذلك ، ضع علامة عليها باستخدام نفس العلامة الملونة التي تحدد بها جميع حالاتك المهمة ، فإن هذا سيؤهلك نفسياً للالتزام بالوفاء بها.
عندما تبدأ في تدوين تواريخ المفاوضات والاجتماعات الجديدة وما إلى ذلك في التقويم في المستقبل ، سوف "تتعثر" بشكل لا إرادي في سجلك السابق وستضطر إلى تأجيل الحدث المخطط إلى تاريخ لاحق. لن يحدث هذا إذا لم يكن هناك إدخال في التقويم حول العمل الذي خططت له. هذه هي الطريقة الوحيدة لإجبار نفسك على تخصيص وقت في جدولك الزمني للقيام بحالات A التي تهمك حقًا.يجب استكمال سجلات شؤون A الخاصة المخططة ، تمامًا مثل سجلات اجتماعات العمل والاجتماعات وما إلى ذلك ، بمعلومات محددة ، أي الأرقام والتواريخ والحقائق (Ts. D. F.) عندما يتم تنسيق توقيت الأحداث المختلفة مع الموظفين الآخرين ، ينبغي أن تؤخذ "الاتفاقات مع الذات" في الاعتبار ويجب تعديل جميع الأمور الأخرى بالنسبة لهم.
قم بمهامك الرئيسية في الصباح الباكر (الشعور بالنجاح)
"ساعة الصباح تعطينا الذهب". من لم يختبر هذا: في بداية يوم العمل ، يتم الخلط بين جميع الخطط بسبب ظروف غير متوقعة ، أو كومة من المحادثات غير المخطط لها ، والمكالمات الهاتفية ، وما إلى ذلك ، قم بشطب أفضل الأفكار؟ ومع ذلك ، فإن ما يتم القيام به مسبقًا ، على سبيل المثال ، قبل جميع الأنشطة اليومية ، مثل التحدث عبر الهاتف ، والرد على رسائل العمل ، والاجتماعات ، وما إلى ذلك ، يخلق شعورًا بالنجاح الحقيقي ، ولا يمكن لأحد أن يسلب أو يفسد نتيجة مبكرًا. العمل … يكمن سر نجاح العديد من رواد الأعمال في حقيقة أنه حتى في الصباح الباكر في المنزل أو في العمل ، مباشرة قبل بدء يوم العمل ، تمكنوا من إكمال مهمة مهمة بالنسبة لهم ، أو على الأقل بدئها. مثل هذا التقدم الحاسم في أي حال يؤتي ثماره.
بوعي عامل التقلبات في الأداء في خطط العمل
يشعر معظمنا شخصيًا أن إنتاجية العمل تتغير خلال يوم العمل ، إما أن تصل إلى الذروة ، ثم تنخفض بشكل حاد. يحدث هذا بغض النظر عما إذا كان الشخص "قبرة" أو "بومة". على أي حال ، يجب أن تخطط لأداء أهم عمل خلال فترات زيادة القدرة على العمل. في هذا الوقت ، يشعر الشخص بالحيوية والقدرة على القيام بأكثر من ذلك بكثير وبنتائج أفضل مما كان عليه خلال فترة تراجع العمل الاهلية. يجب القيام بعمل روتيني ليس له أهمية كبيرة في فترة ما بعد الظهر.
عند جدولة المهام لهذا اليوم ، تذكر أن أهم المهام ، المهام أ ، يتم إكمالها في بداية يوم العمل. خلال فترة الكفاءة القصوى ، يُنصح بإجراء مقابلات مع الموظفين وعقد اجتماعات واجتماعات عمل مع العملاء. خلال فترة انخفاض القدرة على العمل ، استشر والرد على المكالمات الهاتفية.
